Hari-hari Terakhir Kami di PLKN (PART 2)

PELUPUSAN DOKUMEN

Selasa 18 Sept 2018 

Sejak berita sahih mengenai penutupan PLKN keluar melalui media massa, kami menunggu memo rasmi mengenai penutupan kem dari HQ dengan penuh rasa sabar... Kami yakin tentang berita penutupan tersebut kerana ia telah dinyatakan oleh menteri di media massa dan ia bukanlah sebuah khabar angin. Kami sedar ini adalah satu hakikat dan bukan lagi gurauan. Cuma yang menjadi tanda-tanya bagi kami ialah bilakah tarikh keramat itu akan benar-benar terjadi dan memahatkan sejarah buat kami...

Pada petang 13 Ogos tu, sebaik sahaja mendapat link berita mengenai penutupan kem melalui aplikasi 'Whats Apps', perasaan tiba-tiba menjadi sedih... 

"PLKN dah mansuh weyhh!" 

"Ishhh... betoi ke ni??"

"Ala.... rasa sedihlah pulakk... ermmm.."

"Awat bukan YB Mat Sabu yang umum?"  erkkk!! 😅 

Akhirnya memo yang ditunggu-tunggu telah kami terima.. Kem perlu dikosongkan mulai 04 Oktober 2018 kerana sewaan prasarana kem telah ditamatkan dengan notis 1 bulan kepada para Pengusaha. Dalam tempoh tersebut, kami telah diarahkan untuk membuat pelupusan dokumen dengan bantuan Arkib Negara.


Kaedah Pelupusan Dokumen 
oleh Arkib Negara ~ Langkah 1

Dalam tempoh seminggu selepas mendapat makluman daripada Arkib Negara (Alor Setar) akan membuat bengkel pelupusan di kem kami (bengkel pelupusan bersama kem-kem lain dibuat di sini), kami pun mengeluarkan fail-fail yang telah ditutup dan semua dokumen lain dari bilik fail kami.

Bilik Fail yang serba kekurangan..
Fail dan dokumen yang telah ditutup hanya disimpan di dalam kotak.

Di luar bilik fail.
Banyak dokumen dan fail-fail telah rosak teruk kerana terkena air hujan dan digigit tikus.. Henset bunyi pun tak berani nak angkat takut terkena kuman.. dah pegang henset pastu makan.. iskk risau jugaklah.. Kejap lagi dokumen ini akan dibawa ke Dewan Makan bagi Bengkel Pelupusan nanti.

Fail-fail tadi sudah di'layout' di dalam Dewan Makan Pelatih. Diletakkan mengikut kategori Pentadbiran dan Latihan (fail 100 hingga 300) dan Kewangan (fail 400) terlebih dahulu. Kemudian disusun mengikut jilid masing-masing..

Proses 'bundle numbering' pada fail yang telah disusun sebanyak 4 atau 5 file dalam satu bundle. Terpulang banyak mana boleh angkat kata En. Khairi. Kami buat proses ni selepas fail disusun mengikut jilid dan kategori tadi.

Proses key-in tajuk file mengikut turutan bundle ke dalam borang Arkib. Kami guna borang Arkib 5 dan Arkib 9 kalau tak silap aku. Kami juga memberi cadangan supaya fail tersebut disimpan atau musnah. Kebanyakannya fail kami cadangkan untuk dimusnahkan aje.. Selepas key-in barulah fail-fail dalam bundle tadi diikat bersama nombor bundle masing-masing.

En Khairi dari Arkib Negara Caw. Alor Setar.

Nampak serius tapi pandai buat lawak. Barulah peserta bengkel tak berkerut sangat dahi tu hehe..

Buku-buku terbitan, Punch Kad tak perlu diikat dalam bundle macam fail tadi. Sebaliknya hanya dimasukkan dalam kotak dan diukur ketinggian, lebar dan panjang sahaja.

Minum Pagi disediakan oleh Pengusaha yang baik hati. Lepas keluarkan fail dari bilik fail, makan bihun kejap itupun sebab CC panggil suruh makan dulu. Lepas tu kami semua sambung balik keja kat Dewan Makan. Tak berapa seronok nak makan sebab kotor angkat fail tadi.. tapi sebab dah kelaparan, aku siap menambah lagi pagi tu haha.. btw, Alhamdulillah... sihat je sampai hari ni 😁

Fail yang telah diikat mengikut bundle akan dimasukkan ke dalam kotak. Selepas borang Arkib selesai dicetak dan diemel, kami menunggu arahan pelupusan dokumen daripada pihak Arkib Negara hampir seminggu. Maklumlah banyak kem dorang kena tengok kan... Masa pulak sudah semakin suntuk...


Kami selesai menyiapkan Borang Arkib 5 dan Arkib 9 selama 2 hari. Hari ketiga baru kami boleh masukkan bundle fail tadi ke dalam kotak-kotak dan dipindahkan pula ke dalam bilik kosong (sebelah pejabat Unit Disiplin). Selain fail tadi, terdapat juga fail yang perlu dihantar ke Depoh Simpanan Sungai Buluh  (DSP) kerana diminta oleh HQ. Overall, projek pertama ni selesai dalam tempoh 3 hari. Ini bermakna 3 hari jugaklah kami berkampung di Dewan Makan...


Done langkah 1.
Next entri aku story langkah 2 kaedah pelupusan ni mengikut pengalaman dan pemahaman aku k..